文件夹, 标签和分类, 到底如何使用?
你的blog是怎么分类的? 每篇文章都有标签吗?
我曾经在某一天把所有的标签(tag)都清空了, 原因是WordPress中文章分类名和标签名会有冲突. 抛开WordPress的”bug”不说, 是不是使用分类和标签就不会有什么问题了呢? 当然不是. 起码对于我这样的吹毛求疵的准强迫症患者来说不是, 分类和标签经常让我头疼, 有时候两者很难区别.
刚看到了一篇文章, 讨论标签和搜索. 我很赞同作者的观点, 如果有兴趣, 可以先去读一下. 下面是我想到的一些关于标签和分类的问题, 放了很久, 今天总结一下.
1. Google想改变用户使用习惯的做法并不成功
在Gmail中没有文件夹的概念, 因为Google想引导用户接受label这个概念. label是什么? 说白了就是标签, 换了叫法而已. 我们先来看一篇文章: So When Do We Get Folders in Gmail?
简要翻译如下:
- 好, 我接受了你们的建议, 已经开始使用Gmail了, 可是为什么没有分类文件夹啊?
- Gmail有和文件夹类似的东西: 标签. 两者的主要区别是, 一封邮件可以有多个标签.
- 哦, 知道了, 但是我不觉得把一封邮件加到好几个文件夹中很好啊, 不对, 我是说标签中.
- 你可以用标签来给邮件分类, 而且可以肯定, 一些邮件可以归到多个分类中.
- 不行啊, 我新建了一个标签”Invitations”, 然后给一封邮件添加了这个标签, 可是它还在inbox里面啊.
- 这是因为, inbox也是一个标签, 你添加一个新标签并不意味着去掉了另外的标签.
- 那我现在是不是要点Delete把这封邮件从inbox中删掉才行啊?
- 不, 要把邮件从inbox中移除掉, 点”Archive”.
- “Archive”不是压缩我的邮件, 节省空间用的吗?
- 放心, Google可以非常高效的保存你的邮件.
- 多谢帮忙, 我知道怎么在Gmail中使用文件夹了. 先选择一封邮件, 点”Archive”, 然后再…哎, 等等, 我的邮件怎么没了!
- 你可以在All Mail中找到它, 就在Google的logo下面. 它包括了所有邮件, 除了删除的和垃圾邮件.
- 靠, 太复杂了! 那我们到底什么时候能在Gmail中见到文件夹啊?!
没错, 这太复杂了, 我觉得Google过于自大, 完全无视用户体验, 强加意识于人的做法真令人难以接受.
有多少人会舍得花时间研究点了Archive邮件消失的问题? 除了Geek和水平接近Geek以及电脑”高端”用户, 有几个人会舍得花时间去搜索问题的答案? 要知道, 还有很多人根本意识不到去问Google或者问Baidu呢? 那些刚刚接触电脑和正准备学习使用电脑的用户呢? 电子邮件不是最古老的互联网应用吗, 怎么竟然这么让人难以理解?
其实这种做法比Windows捆绑IE好不到哪去. 起码我自己到现在还是吧label当folder用.
2. 为什么人们就不接受标签呢, 为什么这么喜欢文件夹呢?
那为什么用户难以接受标签呢?
要知道, 文件夹的概念从用户开始学习使用电脑就接触到了, 不管是Windows, Unix还是其他什么操作系统, 无一例外, 都在用文件夹进行分类.
这和现实生活中人们的使用习惯是吻合的, 容易让用户接受. 比如, 图书馆的书都是按分类存放的, 而不是按标签存放.
当然分类和标签很难区分, 一本书讲<Windows编程>, 我可以将它分类于计算机-操作系统, 然后打上Windows, 教程, 编程等标签. 但我同样可以将分类设置为计算机-操作系统-Windows-编程.
说来说去, 不管是文件夹还是标签, 其实就是一个东西, 只是从不同角度,性质对同一事物的不同区分, 分类方法罢了.
文件夹的分级, 符合人们逻辑上从大到小, 从宽到窄的筛选过程, 它相当于在搜索”计算机 + 操作系统 + Windows”, 更确切的说是在搜索结果中继续搜索, 而不单单是AND的关系. 如果我们在tag中也引入分级, 嵌套的规则, 那它不也就自然而然的转变为文件夹了吗? 但是目前来看, 各种应用都把tag看作平级的, 这也符合人们对tag的理解和定义.
3. 到底如何使用呢?
真正的问题来了, 说了半天, 到底该怎么用才好呢?
上面介绍的文章作者给出了一个答案:
文件夹系统，由于一般使用肉眼寻找信息，所以分类数和每个分类中的信息条数应当平衡，而且越少越好。应当把文件夹排列出清晰的次序，设计出高效的子分类树。
标签系统，由于大量依靠搜索寻找信息，所以给搜索引擎看的资料越详尽越好。标签不需要控制数量，每条信息的标签应尽可能多，杂乱的问题不需考虑，标签不是给人看的。但要注意的是，同义标签应尽量统一。
我觉得这是目前能想到的最好的方法了, 但依然很主观, 不太好把握. 因为每个人的分类方法都不尽相同, 每个blog的内容也不同, 而且随着时间推移, blog的内容会不断变化, 很可能过不久就会发现有些文章不能很合适的归到某个分类中, 或者是只能牵强的归到某个分类中, 等等问题. 设置固定的分类, 使得网站结构清晰, 便于用户浏览, 导航, 查找相关内容, 对搜索引擎也友好. 所以最好能避免经常更新文章分类. 至于标签, 可以是分类的补充, 面向搜索引擎的, 而且应该是有社会性的, 每个人标准, 角度, 习惯不同, 自然用到的标签也不同, 应该允许读者或者用户来添加标签, 而不仅是作者.
我不是很赞同您的观点
事实上，我一直以来就觉得微软的资料夹对文件的管理方式是一大败笔，它桎梏了无数人对文件的管理方式，人为地造成了搜素和管理资料的复杂性，从而浪费了每一个人大量的寻找时间。
文件夹的受制之处显而易见，试想如下情形：
你的客户不止一个；
每一个客户不止一个项目；
每一个项目不止一个类型，比如塑胶、五金等等
按现在的分类，你可以分别、很容易地一次得到所有的：
客户资料
塑胶项目资料，或者五金项目资料
这才只有两个分类汇总而已！
文件树的方式好不好呢，非常好，只是如果能被用在标签内部的逻辑管理中就太好了。
（BTW，我偶尔才来这里，有兴趣的话，请邮件联系）
@Danny 谢谢您的评论!
我写完这篇文章以后想到WordPress中的分类和标签并没有本质的区别, 但是Gmail中的标签与传统的文件夹分类方式还是有很大不同的. 在Gmail中, 实际上所有的邮件只保留了一个副本, 所谓标签, 可以说是一种过滤器或者说是动态的搜索器. 这样省去了在多个文件夹中重复相同副本带来的弊端, 但标签的缺点是层次感不强, 无序以及用户不易接受. 这和您说的在标签内部的逻辑管理大概是相同的意思.
您说的很好, 文件夹管理方式确实有受制之处, 我觉得它之所以能长久的被各个系统所应用, 应该来源于人们对其他事物的处理习惯.
简单说来, 1. 传统的文件夹管理方式有弊端, 但容易被人接受;2. 类似Gmail中的标签方式解决了传统文件夹管理方式的某些缺点, 但同时也引入了另外的不便;3. WordPress中既有分类, 也有标签, 但与文件系统的文件夹不同, WordPress的分类与标签的界限淡化了.
承蒙回复，昨晚，我试图在网上163中回复您的邮件，但是据说被SMTP挡回来了，只能在找回这个页面回复你。下面拷贝昨晚写的，没有很好整理过，请凑合着看看，大体能明白我的意思就好了。
我在想，能不能找些志同道合的人编写程序，彻底地颠覆微软的“文件夹”对文件的操作方式？你的见解“我觉得它之所以能长久的被各个系统所应用, 应该来源于人们对其他事物的处理习惯”，我仍然不是完全认同，我认为如果一开始（微软开天辟地始），微软就引导人们对文件和文件夹的理念：文件夹只是某个人在某个时刻对文件及其文件夹的管理方式；而每个文件无比被属性为各种标签特征（比如专辑名、演员名、年代等各种多维的标签逻辑结构），而且档案管理器一开始就应该提供你我所说的动态搜索器（请查看outlook的搜素夹，标准的为3个，其实你可以加N多个）
我这样说的意义：如果能建立这样的档案管理器，从此就可以让少部分人先解脱处理，然后利用其辐射“中部地区”从而带动主要使用者都使用这样管理资料的方式！其作用不亚于人们逐渐认为网络浏览器强过内容提供商或者软件制造者。
啰嗦的够多了，如下邮件拷贝：
赞同你的评论！
事实上，如果你从Outlook的标签和搜索夹（其实我一直自个人给它起名字叫“透视窗”，因为邮件只有一个，你可以建立类似于文件夹的单层目录的众多搜索“资料夹”），如果：
每个文件的右键属性可以设置标签；
多文件（Shift/Ctrl可多选）的右键批量可设置属性标签；
在调出的内置的标签菜单中可以集中设置各个类似于现有逻辑目录的新逻辑标签；
这个逻辑标签在一个电脑中被集中动态自定义控制；
在现有资料夹的位置被类似于Outlook的搜索透视窗代替，并且可以有多层逻辑标签夹；
这个逻辑树状标签夹（或者叫逻辑树状搜索夹）可以被设置成系统自动与用户自定义结合；
各标签中可以由授权的文件发布者规定操作权限，比如只读什么的，所谓的授权发布可以是比如电脑的Admin之类的人等等；
文件的版本设置，比如总是留一个活跃的版本，而其它的版本为非活跃状态；
到这里，才是一般意义上的我要的管理文件的方式
一直也没法理解：
一份图纸，少说也要好几个部门查看，就存在：
如果放置此文件在局域网上，其它部门在不借助于外部软件的情况下，只能将文件存在某个高权限的资料夹中，比如工程部，然后被Windows授予只读权限的人（比如品管部）在本机电脑的某个资料夹中用快捷的办法引用在一套品质文件中（没办法，人家也要引用这份文件做事啊！）如果工程人员没有指定位置，或者更改新版本，那么品质部的人引用的文件就是错误的！
而如果用文件标签功能，文件的这些设置必须要工程人员设置，否则人家品质人员说我的逻辑标签搜索夹中没有这个文件（是自动在搜索资料夹中设置的，为什么？比如标签可以被设置成多维的：既有工程、品质等部门的，也有项目标签，这样对新项目，品质部只要被告知有新项目号码，其可以自行建立一个搜索夹，那么所有归口资料就都有了，而且，复杂一点说，这个品质标签搜索资料夹也可以根据授权的办法自动由局域网内设置）
不知道这样说是不是能让你更明白我的想法，或者更加不明白：）
如果可能，我们可以语音沟通一下。
谢谢
Danny
用的是拼音，我订正如下，不好意思，请帮忙删除上面的内容
承蒙回复，昨晚，我试图在网上163中回复您的邮件，但是据说被SMTP挡回来了，只能再找回这个页面回复你。下面拷贝昨晚写的，没有很好整理过，请凑合着看看，大体能明白我的意思就好了。
我在想，能不能找些志同道合的人编写程序，彻底地颠覆微软的“文件夹”对文件的操作方式？你的见解“我觉得它之所以能长久的被各个系统所应用, 应该来源于人们对其他事物的处理习惯”，我仍然不是完全认同，我认为如果一开始（微软开天辟地始），微软就引导人们对文件和文件夹的操作理念，即：文件夹只是某个人在某个时刻对文件及其文件夹的管理方式；而每个文件务必被属性为各种标签特征（比如某音乐文件同时具有专辑名、演员名、年代等各种多维的标签逻辑结构），而且档案管理器一开始就应该提供你我所说的动态搜索器（请查看outlook的搜素夹，标准的为3个，其实你可以加N多个，尽管它是一维的）
我这样说的意义：如果能建立这样的档案管理器，从此就可以让少部分人先解脱出来，然后利用其辐射“中部地区”从而带动主要使用者都使用这样管理资料的方式！其作用不亚于人们逐渐认为网络浏览器强过内容提供商或者软件制造者。
啰嗦的够多了，如下邮件拷贝：
赞同你的评论！
事实上，如果你从Outlook的标签和搜索夹（其实我一直自个人给它起名字叫“透视窗”，因为邮件只有一个，你可以建立类似于文件夹的单层目录的众多搜索“资料夹”），在设想中的新文件管理方式中，如果：
每个文件的右键属性可以设置标签；
多文件（Shift/Ctrl可多选）的右键可批量设置属性标签；
在调出的内置的标签菜单中可以集中设置各个类似于现有文件夹的新标签逻辑结构；
这个逻辑结构在一台电脑中能被集中、依逻辑结构部分或者全部展开、自定义等控制其搜素夹的定制和展开；
各标签中可以由授权的文件发布者规定操作权限，比如只读什么的，所谓的授权发布可以是比如电脑的Admin之类的人等等；
文件的版本设置，比如总是留一个活跃的版本，而其它的版本为非活跃状态；
到这里，才是一般意义上的我要的管理文件的方式
一直也没法理解现在的做法：
一份图纸，少说也要好几个部门查看，就存在：
如果放置此文件在局域网上，其它部门在不借助于外部软件的情况下，只能将文件存在某个高权限的资料夹中，比如工程部，然后被Windows授予只读权限的人（比如品管部）在本机电脑的某个资料夹中用快捷的办法引用在一套品质文件中（没办法，人家也要引用这份文件做事啊！）如果工程人员没有指定位置，或者更改新版本，那么品质部的人引用的文件就是错误的！
而如果用文件标签功能，文件的这些设置必须要工程人员设置，否则人家品质人员说我的逻辑标签搜索夹中没有这个文件（是自动在搜索资料夹中设置的，为什么？比如标签可以被设置成多维的：既有工程、品质等部门的，也有项目标签，这样对新项目，品质部只要被告知有新项目号码，其可以自行建立一个搜索夹，那么所有归口资料就都有了，而且，复杂一点说，这个品质标签搜索资料夹也可以根据授权的办法自动由局域网内设置）
不知道这样说是不是能让你更明白我的想法，或者更加不明白：）
如果可能，我们可以语音沟通一下。
谢谢
Danny
野草作为比较熟知电脑操作的用户，更喜欢标签。
至于普通用户到底是喜欢文件夹还是喜欢标签，野草觉得还是应该通过场景测试，让用户的行为数据来说话。